Officemanagement is binnen Portaal als centrale vakgroep gepositioneerd en is onderverdeeld in vier kernteams. Met de centrale positionering borgen en versterken we kennis, talent en efficiëntie van de werkzaamheden.
Binnen kernteam Vastgoed zijn wij op zoek naar een parttime (18 uur p/w) Management Assistent.
“Officemanagement biedt professionele ondersteuning aan management, directie en bestuur en bedrijfsonderdelen. We ontzorgen operationeel leidinggevende(n) en plannen en organiseren. Alles om ervoor te zorgen dat zij hun werk optimaal kunnen uitvoeren.
Daarnaast denken we mee en denken we vooruit. We zijn bovendien graag een klankbord/sparringpartner.” Leonie Boshoven, Teamleider Officemanagement
Profiel
- Zelfstandig en initiatiefrijk
- Discreet en integer
- Flexibel
- Teamwerker
- Communicatief vaardig
- 18 uur per week
- MBO denk- en werkniveau
- Werkervaring op vergelijkbaar niveau
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
In het kort
Jij en vijf collega’s van kernteam Vastgoed zorgen voor een continue en efficiënte operationele ondersteuning van het management van Vastgoed.
Samen met een collega ondersteun je en ben je sparringpartner van de vier Programmamanagers Projecten die werkzaam zijn in al onze regio’s: Leiden, Utrecht, Amersfoort, Arnhem en Nijmegen. Bovendien ondersteun je af en toe projectteams en het acquisitieteam.
Dit ga je doen
Agendabeheer
Portaal is een grote organisatie met meerdere locaties en veel externe contacten. Dit maakt het plannen, organiseren en prioriteren van afspraken en bijeenkomsten uitdagend. Daar draai jij je hand niet voor om. Het is voor jou een leuke uitdaging om samen met je collega’s mogelijk te maken wat de organisatie nodig heeft. Je houdt hierbij overzicht, zorgt voor structuur, stelt je flexibel op en regelt wat nodig is om bijeenkomsten en afspraken soepel te laten verlopen.
Administratieve werkzaamheden
Je voert zelfstandig diverse administratieve taken uit, zoals brieven verwerken en versturen, inkooporders aanmaken en afstemmen met leveranciers, facturen controleren en verwerken. Ook beheer je een programma, waarin projectteams digitaal samenwerken (in- en extern). Jij maakt o.a. nieuwe projecten aan en geeft deelnemers de juiste machtigingen.
Dit is je team
Je rapporteert aan de teamleider Officemanagement. Afstemmen over werkzaamheden binnen kernteam Vastgoed doe je met de coördinator van dit team. Naast dat jij de steun en toeverlaat ben voor de managers, werk je nauw samen met je collega’s van je kernteam.
Je bent elkaars achtervang en helpt elkaar wanneer er een piek is in het werk. Met de collega’s van je kernteam werk je nauw samen. Jullie werken regelmatig samen in Utrecht.
Hierin herken jij jezelf
Jij bent:
- Attent, proactief en oplossingsgericht;
- Sterk in plannen, prioriteiten stellen en samenwerken;
- Communicatief vaardig en niet bang om je mening te geven;
- Snel wegwijs in digitale systemen zoals Outlook;
- Flexibel, leergierig en goed in het behouden van overzicht;
- Ervaren in het ondersteunen van meerdere managers en multitasking.
Wat bieden wij jou?
- Een afwisselende baan in een leuk team voor 18 uur per week, verdeeld over minimaal 3 dagen;
- Een jaarcontract met de intentie deze om te zetten in een contract voor onbepaalde tijd;
- Een salaris in schaal F van de CAO Woondiensten. Afhankelijk van jouw kennis en ervaring verdien je tussen de €3.114,- en €3.892,- bruto per maand op basis van 36 uur per week;
- Een eindejaarsuitkering (2%) en een ruim opleidingsbudget dat je naar eigen inzicht mag besteden aan je ontwikkeling;
- Een vitaliteitsbudget, waaruit jij je sportschoolabonnement of massage kan bekostigen, óf om op te tellen bij je opleidingsbudget;
- Een goede balans tussen werk en privé. Een thuiswerkbudget om je werkplek goed in te kunnen richten en een thuiswerkvergoeding;
- Een kilometervergoeding of vergoeding van je OV-kosten;
- Een pensioenplan voor een zorgeloze toekomst voor jezelf en jouw gezin.
Enthousiast?
Denk je, dit is de perfecte uitdaging voor mij! Solliciteer dan via de solliciteerknop rechts bovenaan. We zijn benieuwd naar je! Wil je eerst meer weten? Neem dan contact op met Leonie Boshoven, Teamleider Officemanagement, via 06-33005767. Wacht niet te lang met solliciteren want we plannen tijdens de looptijd van de procedure al gesprekken in en behouden ons het recht voor de procedure te sluiten als we de juiste kandidaat gevonden hebben.
Goed om te weten
We laten je weten of je wordt uitgenodigd voor het eerste gesprek. Hebben we een klik? Dan volgt een online assessment en een tweede gesprek. Een verklaring omtrent gedrag maakt deel uit van onze sollicitatieprocedure.
Wij vinden het belangrijk dat iedereen die bij ons woont of werkt, zich gerespecteerd en thuis voelt. We voeren een actief diversiteitsbeleid om ongelijkheid tegen te gaan, drempels weg te nemen en iedereen gelijke kansen te bieden. Iedereen die zich herkent in het functieprofiel nodigen we van harte uit te reageren.
Met deze vacature willen wij zelf een nieuwe Portaal-collega werven. Dit is dan ook geen oproep voor acquisitie.
